چگونه می‌توان از از دست رفتن داده‌ها به علت خروج کارکنان از عضویت سازمان جلوگیری کرد

از دست رفتن داده‌های ناشی از خروج کارکنان – چه به صورت تعمدی و چه غیرتعمدی – می‌تواند کسب و کارها را به نابودی بکشاند و به خاطر نرخ بالای تغییرات کارکنان به طرز فزاینده‌ای به رخدادی رایج تبدیل شده است.
 
به گزارش ایتنا به نقل از سیودایو، هر بار که یکی از کارکنان سازمان را ترک می‌کند کسب و کارها با ریسک قابل توجه از دست دادن داده‌هایشان مواجه می‌شوند، و با توجه به اینکه تحقیقات نشان می‌دهد که دوره متوسط تصدی برای کارکنان آمریکایی اندکی بیش از چهار سال است و در بیشتر سازمانها هر سال حدود 24% نیروی کار تغییر می‌کند، نمی‌توان از کنار چنین ریسک مهمی برای کسب و کارها به راحتی گذشت.
 
پنج روش برتر برای کاهش ریسک
یافته‌های «تحقیق Osterman» نشان می‌دهند که از هر پنج سازمان یکی از آنها راهی برای بازیابی داده‌هایی که تحت کنترل کارکنانی که از عضویت سازمان خارج می‌شوند ندارند. برای پیشگیری از از دست رفتن داده‌ها به این دلیل، پیروی از پنج روش موفق ذیل را در نظر داشته باشید:
 

1. تعیین خط مشی‌های روشن. بر اساس تحقیق CSO Online، 84% از کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند فکر می‌کردند که خط مشیی وجود ندارد که مانع از خارج کردن اطلاعات شرکت توسط آنها شود. رهبران تکنولوژی می‌توانند با تیمهای «حقوقی» و «منابع انسانی (HR)» برای به اجرا در آوردن خط مشهایی جامع به همکاری بپردازند که مشخص نمایند که همه اطلاعات، اسناد و داده‌های ایجاد شده توسط هر یک از کارکنان جزء اموال سازمان هستند و آنها نمی‌توانند این داده‌ها را در اختیار داشته باشند.

   آموزش به کارکنان. اطمینان حاصل کنید که در همه نامه‌های ارائه پیشنهاد، فرم پذیرش سازمانی و هندبوکهای کارکنان خط مشیهای هندلینگ داده‌ها و مالکیت داده‌ها گنجانده شده باشد. بدین طریق، حتی پس از آنکه کارکنان اشتغالشان را آغاز کنند، متوجه خواهند شد که تمام اطلاعاتی که در زمان حضورشان در سازمان تولید شده‌اند اختصاصی و محرمانه محسوب می‌شوند.

   محدودسازی دسترسی. رویه‌هایی را برای محدودسازی دسترسی همه کارکنان و کنترل داده‌های حساس و محرمانه بر مبنای نقش، کارکرد یا وضعیت «نیاز به دانستن» یک کارمند وی تعیین کنید.

   نظام‌مند کردن خروج کارکنان. برای حفظ کنترل بر داده‌های شرکت در زمانی که کارمند شرکت را ترک می‌کند، فرایندهای دقیقی را برای خروج تدوین کنید که شامل برگرداندن اقلام فیزیکیی که دربرگیرنده داده‌های سازمانی هستند و دسترسی به سیستمهای شرکت می‌شوند. همچنین از کارکنانی که از عضویت سازمان خارج می‌شوند بخواهید که سندی را امضا کنند که نشان دهد همه داراییهای داده‌ای سازمان را برگردانده‌اند.

   استفاده از پشتیبان. از بکاپهای دقیقی استفاده کنید که به سرعت توان بازیابی کنترل پست کارکنانی که از عضویت سازمان خارج شده‌اند را داشته باشند، تا به این طریق مدیران به راحتی بتوانند به آرشیوهای محتوای کارکنانی که از سازمان خارج می‌شوند دسترسی یافته و از تداوم امنیت داده‌ها اطمینان حاصل کنند.

منبع : ایتنا