نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه استفاده هایی دارد؟

به گزارش ایتنا به نقل از آرین سیستم ، امروزه کلمه اتوماسیون زیاد شنیده می‌شود ، اتوماسیون اداری به پیوستگی میان امور اداری و عملکردها گفته می‌شود. تاکنون ابزارهای زیادی برای اتوماسیون کردن عملیات به کار گرفته شده است که مؤثرترین آن نرمافزار اتوماسیون اداری است. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به ذخیره کردن دادههای اولیه، انتقال آنها و مدیریت کردن ارتباطات می پردازد. نرم افزار اتوماسیون اداری برای نمایش و ردگیری امور اداری سازمان به کار می رود که در ادامه بطور کامل مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری را بیان خواهیم کرد.

نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربردهای فراوانی برای پیروزی و رسیدن به اهداف سیستم سازمانی دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری به گردآوری و ذخیره سازی اطلاعات می پردازد که بعدا هم می توانید از اطلاعات استفاده نمایید. نرم افزار اتوماسیون برقراری ارتباط بین سازمان ها و کارکنان را نیز مقدور می سازد. با نرم افزار اتوماسیون ، فرایندها بصورت اتوماتیک انجام خواهند شد که منجر به حذف هزینه های زیادی سازمان و ذخیره زمان می شود.
   
مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
با نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در هر شرایط زمانی و مکانی امکان استفاده از برنامه را خواهید داشت. دانلود های رایگان این سیستم هم وجود دارد اما دانلود رایگان نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب مسلما محدودیت هایی را به دلیل رایگان بودن به همراه خواهد داشت ، مانند نداشتن آپدیت یا به روز رسانی های جدید نرم افزار ، تغییر ندادن برنامه ، دسترسی محدود و خیلی از موارد دیگر. آموزش اتوماسیون اداری های بسیاری در سایت ها و مراکز برای نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد که آموزش اتوماسیون اداری آرین سیستم یکی از آموزش های معتبر در این زمینه می باشد. در زیر به مزایای به کارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری اشاره خواهیم کرد :
  – تجزیه و تحلیل نیاز ها و اطلاعات سازمان ها
– زیر نظر گرفتن همه دسترسی های نرم‌افزار اتوماسیون اداری
– بهبود بخشیدن  مدیریت با نرم افزار اتوماسیون اداری و هماهنگ سازی فرایندها
– قابلیت یکپارچه سازی نرم افزار اتوماسیون اداری با دیگر نرم افزار های موجود در شرکت ها
– طبقه بندی ، ارجاع ، ارسال ، توزیع و ردیابی نامه ها در سازمان
– کنترل ریزترین موارد در نرم افزار اتوماسیون باقی مانده کار از دید کارمندان
– قابلیت اسکن کردن نامه های رسیده و بایگانی و آرشیو نامه های فوق در نرم افزار
– امکان طراحی گزارش های مدیریتی از نامه های رسیده و ارسالی و نامه های داخلی
– از بین رفتن اشتباهات و خطاهای انسانی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به علت اتوماتیک شدن فرایندها
– قابلیت برقرار کردن ارتباطات الکترونیکی با دیگر سازمان ها
– کاهش یافتن مکاتبه های کاغذی و زمان انجام مکاتبات

منبع : ایتنا